Incidencia de los errores de funcionarios judiciales en el trámite de notificación y contabilización de términos procesales
“Lo anterior motivó
que esta Corporación en decisión CSJ AP 23 de marzo de 2010, rad. 32792, se
preguntara lo siguiente:
«¿Qué
efectos trae para los sujetos procesales un error en el trámite de notificación
por parte de alguno de los funcionarios de un despacho judicial?»
Interrogante que inicialmente
fue resuelto con apoyo en sendos pronunciamientos de la Corte Constitucional[2]
y de una de las Salas de Tutelas de esta Corporación[3],
de la siguiente manera:
“Es claro, entonces, que
el criterio que debe predominar en esta clase de asuntos es aquel
proteccionista de los derechos constitucionales de los sujetos procesales, como
lo ha considerado la Sala Penal en sede de tutela, pues, los errores en los que
incurre la Administración de Justicia dentro de su marcha, no deben y no pueden
ser soportados por aquéllos.
“Corolario de lo anterior,
cuando un secretario de un despacho
judicial comete un error en la contabilización de un término legal y con su
conducta hace que las partes incurran en otro yerro en dicha contabilización y
realicen las actuaciones correspondientes conforme la directriz dada, dicha
falla debe ser asumida por aquél, pues estos últimos confiaron en que
realizaría su trabajo conforme se demanda de esta clase de funcionarios y la
buena fe de dichos sujetos debe ser objeto de protección y no de reproche como
lo ha venido sosteniendo la Corte Suprema de Justicia en casos concretos.
“A partir de esa
decisión, en varias oportunidades esta Corporación ha tenido la posibilidad de
ampliar el margen de respuesta frente a la pregunta originalmente planteada,
fijando reglas particularizadas según el caso concreto. Veamos:
“En
la sentencia CSJ AP 23 de febrero 2011, radicado 35792 –proferida en un proceso
adelantado en vigencia de la Ley 600 de 2000-, ocurrió que el secretario de un
juzgado, contrariando los artículos 178[4]
y 180[5]
del C. P. P., estableció seis (6) días para las notificaciones personales a fin
de notificar al apoderado de la parte civil, cuando, vencidos los tres (3) días
siguientes a la fecha de la providencia, le era exigible notificar a los
sujetos procesales que no lo hubiesen hecho personalmente, mediante edicto. En
esa oportunidad la Corte puntualizó la diferencia entre la aplicación del
principio de buena fe cuando se trata de las notificaciones personales y los
traslados de rigor, y la imposibilidad de emplearlo en lo relativo a meras
constancias secretariales.
“Así se expresó la Corte:
“Como
viene de verse, si bien se presentaron serias irregularidades en el proceso de notificación
del fallo de segunda instancia y en la interposición del recurso, lo cierto
es que tales yerros no le pueden ser atribuidos a las partes en estricto
acatamiento a las garantías constitucionales al debido proceso, acceso a la
administración de justicia y el principio de buena fe, los que han de ser
ponderados en cada caso por el funcionario judicial, sin que quepa en esta
apretada tesis lo referido a las meras constancias secretariales (distinción necesaria) en la medida en
que frente a estas últimas ha sido pacífica la postura de la Sala en desconocer
sus efectos: (…)
“La
diferencia es válida –como ya se anotó- en la medida en que la notificación,
tanto por estado como por edicto y los traslados de rigor, verbi gratia el
dispuesto en el artículo 400 de la Ley 600 de 2000, constituyen un imperativo
legal al secretario del despacho judicial, que no una constancia secretarial
puramente informativa.
“Y
es que, en lo que tiene que ver con la notificación residual del edicto, éste
acto es una tarea infranqueable para el secretario del despacho judicial, no
equivale a una constancia ni a una glosa secretarial. Es un comportamiento
obligatorio, es un deber funcional del secretario por expreso mandato de la ley
procesal.
“Para
la Corte, es significativo destacar la diferencia, en la medida en que, en lo
relacionado con las tareas asignadas a los secretarios de los despachos
judiciales y los errores en que estos puedan incurrir en su ejercicio, de
antaño se han presentado distintas posturas, tanto en la jurisprudencia
constitucional como en la de la Corte Suprema en su Sala de Casación Penal, las
que han impedido mantener una línea definida; sin embargo, en lo que tiene que
ver con la función de notificar a cargo de los secretarios, se han venido
surtiendo al interior de la Sala[6] significativos avances
que se traducen en un pensamiento afín con la postura de la Corte
Constitucional. En materia de tutela ha
dicho:
“…Bien diferente es la
situación que se presenta cuando la ley le manda al secretario que realice un
determinado acto en un término específico y él lo hace en oportunidad
posterior, pues los sujetos procesales no podrán suponer existente lo que en la
realidad no se ha producido. Dicho de otro modo, la notificación es un acto
secretarial que no puede ser realizado, ni siquiera tácitamente supuesto, por
las partes. Y si la ley ordena, además, que un acto de parte como la
interposición de un recurso se realice dentro de los tres días siguientes a la
notificación de la providencia, es claro que ese plazo deba empezarse a contar
cuando la notificación se produzca no cuando deba entenderse hecha. (…)
“No se trata, como se ve,
de una simple constancia secretarial,
que es a lo que la Corte se refirió en el antecedente citado por el accionado,
sino de un requerimiento legal imperativamente impuesto al Secretario, para que
obre positivamente, es decir haciendo[7]”.
“Dígase
entonces, que la notificación es el
acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el
contenido de las providencias que
se produzcan dentro del proceso, que su finalidad consiste en garantizar los
derechos de defensa y de contradicción como nociones integrantes del concepto
de debido proceso y que a su vez permite establecer el momento en que
empiezan a correr los términos procesales. Se ha de concluir que en el
presente asunto la notificación de la sentencia de segunda instancia se realizó
por edicto el 30 de agosto de 2010 a todas las partes e intervinientes, sin que
el yerro o la extemporaneidad en su fijación le comporte efectos negativos a
las partes».
“Posteriormente,
en las decisiones CSJ AP 16 de marzo 2011, rad. 35456 y CSJ AP 2 de mayo 2011,
rad. 35807 -siendo en uno y otro caso la situación fáctica similar-, aconteció que
la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de San Gil, en
audiencia de lectura de fallo de segunda instancia, anunció que en contra de
la sentencia proferida procedía el recurso de casación el cual podría interponerse
dentro de un término común de 60 días, siendo que para la época en que ambas
decisiones fueron proferidas ya se encontraba vigente el artículo 98 de la Ley
1395 de 2010 que modificó el 183 de la Ley 906 de 2004, norma que establece que
la impugnación extraordinaria debe interponerse dentro de los cinco (5) días
siguientes a la notificación de la providencia, razón por la cual, en ambos
casos, los recursos fueron interpuestos por fuera del término legal.
“En esa oportunidad la Sala señaló que
si bien las partes deben atenerse a los términos establecidos en la ley, cuando
el error en la notificación provenga de la autoridad judicial y genere una
expectativa cierta y razonable para los intervinientes acerca del
plazo para recurrir, no se le pueden trasladar las consecuencias del defecto, en virtud del principio de confianza
legítima.
Así dijo la
Corte:
“No obstante, con manifiesto desconocimiento de la
ley vigente al tiempo de notificar el fallo de segunda instancia y cuando
habría transcurrido un período más que razonable desde que la modificación
legislativa entró a regir, el Tribunal señaló un término superior al legal
–derogado- para interponer el recurso de casación.
“Dicho defecto procedimental generó una expectativa
cierta para las partes e intervinientes, quienes inducidos en error por el
contenido equivocado de la decisión judicial, se vieron habilitados para
presentar la demanda en los términos establecidos en el numeral segundo de la
parte resolutiva del fallo, es decir, en el período de sesenta (60) días a partir
de la notificación del mismo, cuando se insiste, aquél solo era de cinco (5
días).
“El principio de confianza legítima que se deriva de los
postulados de buena fe -artículo 83 Superior- y seguridad jurídica, garantiza
al particular el derecho a conservar una expectativa razonable sobre el sentido
de los actos y decisiones de la administración, lo cual lo salvaguarda de ser
sorprendido por cambios intempestivos o abruptos respecto a la misma situación.
“La protección de esta garantía se erige como pilar
fundamental dentro del Estado social y democrático de derecho en la medida que
habilita al administrado para confiar en que la respuesta ofrecida por la administración
a sus reclamos será equivalente a la que haya adoptado en forma precedente, con
la obvia salvedad relativa al cambio de legislación respecto de la cual no cabe
invocar el aludido axioma.
“Ahora, los actos jurisdiccionales no están exentos de
generar confianza legítima en los usuarios del servicio de justicia y ante la
constatación de un error judicial que genere una expectativa razonable en el destinatario de la
decisión, la Corte Constitucional ha sido constante en señalar la
imposibilidad de trasladar las consecuencias del defecto, así como en
predicar la necesidad de asumir
la responsabilidad de los actos propios de la administración de justicia[8].
“Esta postura, no del todo pacífica en el seno de la
jurisdicción ordinaria, fue acogida en auto del 23 de marzo de 2010 de la Sala
de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, radicación 32.792, oportunidad
en la que se precisó la inviabilidad de atribuir al administrado los efectos
negativos de los errores cometidos en punto de notificaciones judiciales. (…)
“Similar razonamiento al que mereció la protección de la
confianza legítima en eventos de notificaciones y traslados obligatorios, cabe
edificar en el caso concreto en el sentido de aplicar dicho axioma frente al
indebido señalamiento del término para incoar la impugnación extraordinaria, en
la medida que fue la Magistrada Ponente investida de su calidad de autoridad
judicial la que expresamente formó en las partes interesadas la convicción
legítima y razonable acerca del plazo para recurrir en casación.
(…)
“Ahora, a manera de conclusión, resulta trascendente
afirmar que el término de ley, lo es por disposición del legislador y a él nos
debemos atener; no obstante, los eventos citados y analizados permiten afianzar
otra óptica que, sin derogar o desobedecer el ordenamiento jurídico penal,
permite a la luz de la Constitución Política ponderar el principio de legalidad
frente otros principios y derechos en juego como el acceso a la justicia, la
buena fe –que se presume-, la lealtad procesal, la prevalencia del derecho
sustancial sobre el formal y, el derecho de defensa para establecer a cuál
corresponde ceder en el caso concreto. Ello, bajo el marco y aplicación del
principio de confianza legítima.
“Luego,
en la decisión CSJ SP 30 abril de 2013, rad. 37785 –emitida en proceso adelantado
por la Ley 600 de 2000-, sucedió que estando todos los sujetos procesales
notificados personalmente de la sentencia emitida en primer grado, el
secretario del juzgado decidió fijar un edicto desatendiendo su carácter
supletorio. Y, tras su desfijación, elaboró una constancia secretarial donde
señalaba el inicio de la contabilización del término para la interposición del
recurso de apelación, de manera errónea.
En esa oportunidad
la Sala señaló lo siguiente:
“La notificación por
edicto genera en el sujeto procesal apelante la creencia de que el edicto es la
última notificación, a lo cual se suma la constancia secretarial que refuerza
esa situación al indicar desde cuando comenzaban los términos para sustentar,
justamente, a partir de la desfijación del edicto. Aunque pueda replicarse que
la constancia secretarial como tal carece de incidencia en el cómputo de los
términos judiciales, como lo ha sostenido la Corte[9],
en el presente caso, es el acto procesal de la notificación por edicto, el que
altera la percepción propia del sujeto procesal, quien ante la notificación por
edicto pasa a suponer válidamente que es esta la última notificación.
“En este sentido,
conveniente es recordar que así lo ha decidido esta Corporación y de igual
manera la Corte Constitucional en diversas ocasiones, dándole desarrollo y
efectividad al principio de confianza que los administrados depositan en los
servidores públicos, de manera que las actuaciones de estos amparadas en la
autenticidad y la legalidad, y en el principio de la buena fe que debe
presidirlas, son determinantes en el accionar de los administrados y en
particular de los sujetos procesales cuando se trata de procesos judiciales y
actuaciones administrativas[10].
(…)
“Así, si en el presente
caso, como está visto, actuando de buena fe, en cuanto no existe razón alguna
para suponer lo contrario, la Secretaría del Tribunal Superior de Pasto,
procedió a fijar un edicto innecesario, probablemente, pretendiendo colmar
cualquier falencia, no cabe duda, mientras tal notificación no haya sido
anulada, mantiene su vigencia y validez procesal, y a ello debió someterse el
impugnante, amparado en la confianza legítima[11]
que tal notificación le generaba.
“De otro lado, en
la decisión CSJ AP del 13 de noviembre de 2013, rad. 42237[12]
–Ley 600 de 2000-, ocurrió que una vez interpuesto el recurso de casación,
el secretario del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Valledupar ingresó
el expediente al despacho del magistrado ponente, quien mediante auto lo
concedió y dispuso el traslado para la presentación de la demanda, para lo
cual se realizó una constancia secretarial con la fijación del término para su
sustentación, siendo que los plazos señalados en el artículo 210 de la citada
legislación, modificado por el artículo 101 de la Ley 1395 de 2010, deben
contabilizarse ininterrumpidamente, lo que se tradujo en la presentación
extemporánea de la demanda de casación.
“A pesar de lo anterior, la Corte estudió
el recurso extraordinario interpuesto, aplicando los principios de confianza
legítima y buena fe, pues, tal y como aconteció en los otros casos arriba
analizados, el error en la notificación provino de la autoridad judicial y
generó en los sujetos procesales una expectativa cierta y razonable acerca del
plazo para recurrir, por lo que de ningún modo el yerro podría atribuírsele
a las partes.
“Sin embargo, en la
decisión CSJ AP del 10 de febrero de 2014, rad. 42242, esta Corporación al
analizar el tránsito legislativo del artículo 210 de la Ley 600 de 2000 y del
artículo 101 de la Ley 1395 de 2010 que lo modificó, moduló la interpretación
anterior, en el entendido que si bien en algunas ocasiones se ha admitido la
posibilidad de aplicar la norma procesal anterior a la vigente a efecto de dar
alcance al principio de confianza legítima, cuando quiera que los funcionarios
judiciales señalen una fecha extemporánea –ilegal- e induzcan en error al
recurrente, ello solo podría tener una valedera justificación, si el yerro se
produce durante un escaso o limitado espacio de tiempo mientras se conoce,
materialmente, del tránsito legislativo respectivo.
“Por
lo que, si se supera con amplitud el margen temporal razonable para que el
principio de publicidad de la ley se entienda efectivamente realizado, es claro
que los errores en la contabilización de los términos procesales no justifican,
de modo alguno, la extemporaneidad en la interposición del recurso o en la
presentación de la demanda, ya que los sujetos procesales no solo tienen la
obligación de aplicar la ley procesal vigente sino de constatar que la
información suministrada por las autoridades judiciales sea correcta.
“Posteriormente, en
la providencia CSJ SP del 3 de diciembre de 2014, rad. 43186 – Ley 600 de
2000-, la Corte precisó que si bien las constancias secretariales no pueden
alterar los términos legales «porque son
meramente informativas, siendo por tanto deber de los sujetos procesales estar
atentos a su cómputo y verificar que la información allí consignada es correcta», tal regla se excepciona frente a dos
situaciones particulares:
«(i)
cuando hay lugar a aplicar los principios de buena fe y confianza legítima,
para lo cual se debe analizar cada caso en particular, y
(ii)
en los eventos en que la iniciación del término establecido en la ley para
el ejercicio del derecho de impugnación dependa del cumplimiento de un acto
secretarial determinado, como por ejemplo una notificación o el envío de una
comunicación a los sujetos procesales, pues en estos casos, mientras el
acto procesal no se lleve a cabo, el término legalmente previsto no puede
empezar a contabilizarse».
“En síntesis, el
anterior recuento jurisprudencial es muestra de que frente a los errores cometidos
en los trámites de notificación por parte de funcionarios de un despacho
judicial, la Corte no ha dejado de considerar que, por regla general, tales
equivocaciones no pueden alterar los plazos legales y producir efectos provechosos
para los sujetos procesales. Lo contrario lo ha admitido cuando habido
lugar a darle efectividad a los principios de buena fe y confianza legítima de
alguno de ellos en el caso particular, siempre que:
1. El yerro se haya
concretado en el cumplimiento de un acto secretarial determinado, ya sea en la
práctica estricta de una notificación, en el envío de una comunicación o en el
anuncio de un traslado obligatorio a las partes que evidencien una errada
contabilización de términos; o bien en el señalamiento que del plazo normativo
efectúe el juez directamente en su providencia.
2. Dicho acto
jurisdiccional dé iniciación al término establecido en la ley para ejercer un
acto de postulación o el derecho de impugnación frente a la decisión, esto es,
que «mientras el acto procesal no se
lleve a cabo, el término legalmente previsto no puede empezar a contabilizarse».
Y 3. El error
haya generado en las partes la convicción legitima, cierta y razonable, en
el entendimiento dado por la jurisprudencia, acerca del plazo, llevándolas a
realizar las actuaciones correspondientes conforme la directriz dada.
“Solo bajo esos
presupuestos, donde la administración judicial ciertamente ha alterado la
percepción del sujeto procesal sobre los términos procesales por un error en el
conteo de los mismos o en las notificaciones, es que la Corte, tras ponderar el
principio de legalidad frente a los de acceso a la justicia, buena fe, lealtad
procesal, prevalencia del derecho sustancial sobre lo formal y el de defensa -todos
bajo el marco de la confianza legítima-, y darle prevalencia a estos
últimos, ha resuelto reconocer que un error jurisdiccional, como el anotado, no
puede comportar efectos negativos para las partes o intervinientes del proceso
afectadas el mismo”.
[1] CSJ STP, 10 jun. 2003, rad. 13726,
reiterada en CSJ SP, 6 abr. 2006, rad. 22705. CSJ SP 9 nov. 2006,
rad. 23213. CSJ AP 21 mar. 2007, rad. 26898. CSJ AP 18 abr. 2007, rad. 27234. CSJ
AP 16 may. 2007, rad. 26885. CSJ AP 30 may. 2007, rad. 27220. CSJ AP 20 jun, 2007,
rad. 27619. CSJ AP 20 jun. 2007, rad. 27477. CSJ AP 27 jun. 2007, rad. 26258. CSJ
AP 11 jun. 2007, rad. 27331. CSJ AP 18 jul. 2007, rad. 27555. CSJ AP 8 agost. 2007,
rad. 27826. CSJ SP 26 sept. 2007, rad. 27998. CSJ SP 5 dic. 2007, rad. 25363. CSJ
AP 13 feb. 2008, rad. 29119. CSJ STP 23 oct. 2008, rad. 39124.
[2] CC
T-686/07, CC T-1295/05, CC T-077/02, CC T-1217/04.
[3] CSJ STP, 17 abril 2007, rad.
30527.
[4] Artículo 178: (…) Las
notificaciones al sindicado que no estuviere detenido y a los demás sujetos
procesales se harán personalmente si se presentaren en la secretaría dentro de
los tres (3) días siguientes al de la fecha de la providencia, pasado ese
término se notificará por estado a los sujetos procesales que no fueron
enterados en forma personal.
[5] Artículo 180: «La sentencia
se notificará por edicto, si no fuere posible su notificación personal dentro
de los tres (3) días siguientes a su expedición…».
[6] CSJ AP 23 mar. 2010, rad. 32792
[7] CSJ STP, 10 jun. 2003, rad. 13726
[8] Sobre el particular ver
entre otras, sentencias T-538 de 1994 y T-744 de 2005.
[9] Radicación 25806
(04-02-2009), radicación 32740 (10-03-2010), entre otros.
[10] En tal sentido pueden
consultarse, T-437 de 2012, T-1295 de 2005, T-744 de 2005, T-538 de 1994 de la
Corte Constitucional. Radicación 35807 del (o2-05.2011) de la Corte Suprema
entre otras.
[11] “expectativas razonables, ciertas y fundadas que pueden albergar los
administrados con respecto a la estabilidad o proyección futura de determinadas
situaciones jurídicas de carácter particular y concreto” Corte Constitucional
T-437 citando otro autor.
[12] Cuestión similar ocurrió en
la decisión 42106 del 11 de diciembre de 2013, 42519 del 11 de diciembre de
2013, 41369 del 9 de diciembre de 2014.
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